Создание архива в два этапа

Создание архива для многих людей представляет настоящий камень преткновения. Мысль о необходимости архива возникает всякий раз, когда мы тщетно пытаемся найти нужный документ. А потом требуется вечность, чтобы подшить все бумаги. Я расскажу, как это организовать проще.

Вам это знакомо? Задание выполнено, и все бумаги, с ним связанные, вы в раздумье держите в руках. До этого вы всегда их сразу же подшивали. Но одна коллега порекомендовала не делать этого из-за экономии времени. По ее словам, подшивать бумаги нужно только тогда, когда у вас есть на это время, пока достаточно их просто отложить.

Возможно, вы сейчас не уверены, какой подход лучше. Универсальной стратегии по архивированию документов не существует. У каждой есть свои плюсы и минусы. Два основных варианта: подшить сразу же или откладывать в стопку.

Архив? - "Будет сделано!"

Если вы принадлежите к типу "Будет сделано!", то ваши бумаги быстро исчезают в папках-регистраторах. У этого подхода есть два минуса:

  1. Возможно, вы подшили документ слишком рано, и он может вам понадобиться в течение дня. В этом случае вам придется его доставать из папки. А на это требуется время.
  2. В тайм-менеджменте существует рекомендация работать блоками. Это означает - в течение какого-то времени выполнять одинаковую работу

"Отложу бумаги и подошью их потом"

Второй вариант архивирования - откладывать бумаги в сторону и подшивать их позже. В стопке или на лотке собираются, таким образом, немало документов. Тот, кто действует именно так, надеется подшить их позже. Главная проблема при этом - время для этого найти очень сложно.


Так стопка растет с каждым днем. Теряется контроль, поиски необходимого документа занимают много времени. К тому же постепенно исчезает желание разобрать бумаги.

Лучшая тактика - архив-менеджмент

Что лучше? Эти два этапа помогут привнести порядок и структуру на этапе "накопления":

  1. Складывайте все бумаги в одно место. Это может быть подписанный лоток, одна или несколько подвесных папок или обычная папка. Если вы работаете с большим количеством бумаг и складываете их в течение долгого времени, то можете систематизировать их на этом "накопительном" этапе.
  2. Выделите себе конкретное время для архивирования. Для этого должно хватить одного раза в неделю. Если же у вас накапливается за неделю много бумаг, то делайте это чаще. К примеру, займитесь бумагами в среду и пятницу, выкраивая на это по полчаса. Это ускорит так нелюбимый многими процесс избавления от завалов.

А сейчас ваш черед взяться за накопившиеся бумаги

Пройдитесь по вышеперечисленным пунктам. Если вы проанализируете свою ситуацию, какую оценку вы ей дадите? Вы успеваете все вовремя или вам требуется что-то изменить? Если вы видите необходимость перемен, какие конкретные шаги вы предпримите для начала? Когда вы займетесь этим? Представьте себе, что ваши бумаги всегда будут в порядке и как приятно будет работать без звалов.

Удачи!

Оцените статью: 

Читайте также:

Вы уже знаете о бесплатной электронной рассылке "Советы экспертов от А до Я"?
Вместо того, чтобы читать сотни статей по интересующим Вас темам или самостоятельно их выискивать по информационным службам, подпишитесь на бесплатную рассылку от наших экспертов о самых важных событиях и трендах » Сейчас подписаться бесплатно! «