Подготовка к аудиторской проверке: советы главному бухгалтеру

Договор на аудит заключен, и Вы согласовали дату начала аудиторской проверки. Что теперь? Как подготовиться к проверке? О том, что необходимо аудиторам для работы, и как создать для них приемлемые условия труда, Вы узнаете здесь.

Для эффективной работы аудитору необходимо создать нормальные условия труда

Условия труда зачастую влияют на эмоциональное состояние работника и на качество его работы. Конечно, аудитор - профессионал сможет работать в любых созданных для него условиях. Тем не менее, приглашая аудиторов и ожидая от них эффективного результата, Ваша задача минимизировать неудобства, которые могут возникнуть у них при работе на Вашей территории.

Пропускная система

Не секрет, что знакомство с компанией аудиторы начинают с проходной. Не редки случаи, когда в компаниях процесс оформления пропусков затягивается. Поэтому во избежание недоразумений в первый же день аудиторской проверки, закажите заранее для всех аудиторов пропуска на все время их работы на территории Вашей компании. Для этого запросите у аудиторской компании список направляемых к вам аудиторов.

Организация рабочего места

Заблаговременно организуйте для аудиторов рабочие места по числу человек в рабочей группе. В идеале, это отдельная комната на одном этаже с бухгалтерией компании. Не стоит размещать аудиторов в одном помещении с бухгалтерией или с Вами, поскольку это вызовет ненужное напряжение. Позаботьтесь, чтобы в комнате был телефон и компьютер с актуальным на момент проверки архивом бухгалтерской программы (сетевые версии тормозят), если позволит служба безопасности, установите архив на ноутбуки аудиторов. При внесении корректировок в учет, архив нужно обновить. Помимо атрибутов рабочего места (бумага, карандаши, стикеры, степлеры и прочее) распорядитесь, чтобы в комнату аудиторов принесли чашки, чай, кофе, сахар и воду (без излишеств).

Правила коммуникации с аудиторами

При встрече с аудиторами представьтесь и обменяйтесь визитками. Представьте аудиторов своим сотрудникам. Расскажите о структуре Вашей бухгалтерской службы и о системе хранения документов (что и где искать). При обоюдном желании проведите аудиторов по службам и отделам. Заранее подготовьте для аудиторов список внутренних номеров телефонов, своим же сотрудникам назовите внутренний номер телефона, установленного в комнате аудиторов.

Прочее: от принтера до коммерческой тайны

Аудитор по стандарту под каждую процедуру собирает рабочие документы. Не удивительно, что ему потребуется принтер и копировальный аппарат. Если желаете контролировать процесс копирования документов, то предоставьте аудиторам в пользование технику, расположенную непосредственно в бухгалтерии. Заранее обговорите, какие документы составляют для Вас коммерческую тайну и не подлежат выносу за пределы компании.