Развлекательные мероприятия: подбираем «event-агентство»

Ваша фирма решила провести мероприятие, цель которого – укрепить корпоративный дух в коллективе? А может, Вы думаете о вечеринке по случаю закрытия очередного квартала? Или желаете порадовать клиентов фееричной презентацией нового продукта компании? Организовать мероприятия Вам поможет event-агентство.

В задачу event-агентства входит организация тех или иных развлекательных мероприятий, презентаций, концертов. Любое желание клиента для его сотрудников – закон. Это мобильные, хорошо подкованные специалисты, которые могут в короткий срок устроить для Вас, Ваших сотрудников и клиентов праздник: составить развлекательную программу, найти ведущего, привезти тех или иных артистов.

Выбор агентства

Важность выбора агентства не подлежит сомнению. Наймете не тех людей – можете считать, что выбросили деньги на ветер. Сейчас на рынке немало дилетантов, которые вместо того, чтобы отработать полученные деньги, любят пустить заказчику пыль в глаза, испортить праздник. Чтобы не попасть в неудобное положение, нужно обращать внимание на портфолио агентств, цены, манеру работы с клиентами.

Реакция агентства

Чаще всего первый контакт с event-агентствами происходит либо по электронной почте, либо по телефону. Обращайте внимание на то, как реагируют агентства на Ваши послания, звонки. Если на письмо ответили быстро, в течение часа, то это хороший знак: подрядчик заинтересован в сотрудничестве с Вами. Если он без Вашей просьбы выслал прейскурант, описал примерный ход работы – это говорит о профессионализме компании.

Круг вопросов

В телефонных беседах опытные агентства стараются уловить настроение заказчика: они не ограничивают себя стандартными вопросами о тематике вечера, количестве приглашенных гостей, дате проведения мероприятия, а стараются максимально подробно узнать пожелания клиента.

Агентство должно Вас знать

Вы должны доверить организацию вечера тому event-агентству, которое понимает, как работает Ваша компания. Исполнитель должен знать специфику Вашей деятельности, интересы и вкусы сотрудников и клиентов – это поможет провести мероприятие на высоком уровне.

Внимание к портфолио

У каждого агентства есть портфолио. При заказе внимательно изучите его. При случае проверьте, действительно ли организация провела те или иные мероприятия. Случается, что новички делают липовые портфолио. Если предполагаемый подрядчик проводит ежемесячно от пяти и более вечеров, то это хороший показатель. Отличительная черта профессионалов – постоянный приток новых клиентов. К плюсам можно отнести и наличие клиентов, которые обратились в агентство повторно.

Стоимость услуг

Цена на услуги должна быть адекватной. С одной стороны, заоблачных сумм с шестью нулями не должно присутствовать в смете. С другой, если агентство предлагает провести массовое мероприятие, цена которого складывается из расчета 300 рублей на человека, то от такого сотрудничества стоит отказаться. Чтобы знать примерную стоимость услуг, нужно провести мониторинг агентств и вывести для себя среднюю цену, от которой будете отталкиваться при заказе.

Агентство должно делать все

Сейчас большинство event-агентств предлагают широкий спектр услуг. Они могут подыскать помещение для мероприятия, написать оригинальный сценарий вечера, привезти приглашенных гостей и исполнителей, организовать фото- и видеосъемку. Такие организации сами найдут подрядчиков, облегчат Вам жизнь. Но и цены на их услуги будут выше.

Конфиденциальность услуг

Работайте с теми агентствами, которые руководствуются принципом «все, что было в Вегасе, останется в Вегасе». Конфиденциальность имеет важное значение. Что бы ни произошло на вечере, это должно остаться между Вами и исполнителем.

Договор обязателен

Признак профессионализма – заключение договора. Он дает гарантии, что исполнитель выполнит свою работу. Договор нужно прописать тщательно, указать обязанности агентства, дату и время проведения вечера, количество приглашенных гостей и прочие нюансы.