Правила поведения в офисе или деловой этикет

Установить доброжелательные отношения с клиентами и коллегами чрезвычайно важно, ведь от этого зависит, насколько комфортно Вы будете себя ощущать на рабочем месте. В данной статье Вы узнаете, как избежать чувство неловкости в общении с колегами и с помощью делового этикета завоевать новых клиентов.

Как справиться с ловушкой "лифт"?

Уже только мысль о встрече в этом тесном помещении вызывает у многих коллег чувство подавленности, поэтому в лифте поневоле создается напряженная ситуация. Приветствуйте, если Вы входите в лифт, затем, поворачивайтесь в направлении двери, что позволено. Никто не требует от Вас, чтобы Вы тут же начали развлекать публику во время поездки. При выходе не забудьте попрощаться. Особенно вежливые люди спрашивают вновь входящего, на какой этаж он хотел бы подняться, чтобы тогда нажать на кнопку.

Как реагировать на любезно оброненное "Мы должны как-нибудь вместе пообедать в столовой"

Подумайте, говорит ли Ваша потенциальная договоренность о совместном обеде действительно о серьезности намерения? Не настаивайте сразу, а подождите несколько дней, и если у Вас все-таки возникнет серьезное намерение пойти вместе на обед, тогда спросите коллегу об этом еще раз.

В течение Вашего рабочего дня Вы вынужденны общаться со многими людьми, поэтому Вам позволительно в обеденный перерыв сказать кому-то "нет", если Вы хотите провести это время одной или с другими коллегами. Вы можете сказать так: "Я всегда иду есть с коллегой Х или с маленькой группой Y, и я охотно хочу это продолжать дальше". Вместе с тем, Вы также сигнализируете, что нельзя присоединяться к этой группе просто без приглашения.

Первый разговор по телефону

Ваш первый контакт по телефону должен быть спокойным и любезным и звучать так: "Институт риторики. Меня зовут... Добрый день". Также в конце беседы не следует слишком торопиться с вешанием трубки: никто не хочет слышать звук повешенной трубки, так как это действует как захлопнутая перед носом дверь. Подождите коротко и затем вешайте трубку!

Как дать понять звонящему, что я не могу ему помочь?

Не говорите никогда: "Я за это не отвечаю". Назовите имя коллеги, который может позаботиться о Вашем собеседнике или клиенте, скажите, что Вы переключаете разговор или вызов дальше. Не делайте это просто без комментариев, а проинформируйте абонента о том, что с ним происходит. Тогда можно лучше выдержать время ожидания. Не держите руку на микрофоне. Наполовину понятное бормотание всегда воспринимается так, как будто бы говорится отрицательно об абоненте.


Как сообщить моему собеседнику, что назначенный срок придется изменить на более поздний, и не произвести при этом впечатление несерьезного человека?

Короткое "я позвоню Вам" недостаточно. Только если Вы добавляете, например, "не позднее 14 часов", Ваше обещание перезвонить звучит убедительно и серьезно. Но тогда это также твердая договоренность! Это обязывает Вас сделать в 13.59 предварительное уведомление, даже если у Вас еще нет новой информации. Не забудьте об автоответчике, он также заботится о ясности Вашего отношения к клиенту или собеседнику.

Что делать, если коллега длительно звонит в частном порядке?

"Мой золотой..." - частные телефонные разговоры ни в коем случае не должны быть навязаны другим коллегам. Время от времени частные телефонные разговоры разрешены, но тогда, пожалуйста, по делу. Если Ваша коллега звонит в частном порядке, Вы, чтобы избежать неловких ситуаций, покиньте комнату и останьтесь снаружи одну-две минуты. Каждая даже невсегда вежливая коллега быстро окончит ее телефонный разговор, чтобы не удерживать Вас дольше от работы.

Могу ли я не выключать мой мобильный телефон на конференции, если я ожидаю важного звонка?

Звонки мобильных телефонов на конференции всегда мешают. Скажите Вашему собеседнику или клиенту, что Вы на время конференции будете не "досягаемы". Это должно быть возможно, если Вы сразу дадите знать о себе после этого или в паузе. Если Ваш мобильный телефон имеет виброзвонок, то Вам не надо его совсем отключать. В случае если Вам кто-то звонит, покиньте без комментариев потихоньку помещение и проведите разговор снаружи.

Как быстро надо отвечать на электронные письма?

Сразу. Электронный почтовый ящик должен опустошаться минимум дважды в день. Утром, в полдень и лучше всего еще раз вечером. Если Вы сразу не можете ответить, пошлите короткое предварительное уведомление. Если Вы несколько дней не на месте, тогда должна существовать информация отсутствия, которая автоматически сообщает, с какого моментас Вами снова можно будет связаться. Отличная вещь, между прочим! Если корреспонденция уже довольно долго ходила туда-сюда, удалите старые сообщения, чтобы они "не мешались под ногами".

Сколько старания следует приложить при написании электронных писем?

E-Mail должен быть написан так же тщательно, как письмо, с правильным обращением и без ошибок. Следует всегда также заполнять строку темы письма, чтобы Ваше сообщение могло быть тотчас же правильно распределено и при необходимости быстро найдено. Несмотря на то, что электронные письма считаются быстрой формой коммуникации, избегайте сокращений, которые существуют для внутренней коммуникации и вовсе незнакомы Вашему партнеру по переписке. Проститесь "С уважением".

Оцените статью: 

Читайте также:

Вы уже знаете о бесплатной электронной рассылке "Советы экспертов от А до Я"?
Вместо того, чтобы читать сотни статей по интересующим Вас темам или самостоятельно их выискивать по информационным службам, подпишитесь на бесплатную рассылку от наших экспертов о самых важных событиях и трендах » Сейчас подписаться бесплатно! «