Язык делового письма: как разговорный язык убивает деловые письма

Когда ведешь бизнес-корреспонденцию, хочется сделать письмо личным и упростить язык переписки, избавиться от помпезности и чересчур педантичных фраз старого английского. Фразеологизмы, идиомы, шутки – это хорошо, но если их много, то письмо может иметь вульгарный тон, быть довольно пошлым и фамильярным. Да и понимание таких писем усложняется. Поэтому Вы рискуете быть непонятым, особенно если английский язык для Вашего партнера – неродной. Поэтому старайтесь употреблять нейтральные слова.

Например, очень часто цены сравнивают с крышей: «Prices have gone through the roof» («Цены поднялись выше крыши»). На территории постсоветских государств это сравнение применяемо, но для англоязычного мира лучше написать просто: «Prices have increased» («Цены поднялись»).

Разговорные слова

Многие слова вошли в нашу повседневную речь настолько прочно, что мы не замечаем, как и когда мы их употребляем. Например, «strategic» («стратегический»), «basically» («в основном»), «in short» («короче говоря») или «by the way» («между прочим»). Да, в разговорной речи эти слова употреблять можно, но в деловой переписке они становятся словами-паразитами, если употребить их более двух раз. Чем больше их в Вашем письме, тем больше они теряют свою значимость и становятся клише.

Жаргонизмы и сленг

Обычно для того чтобы войти в какую-то социальную группу, мы начинаем говорить так, как представители этой группы, то есть копировать их речь. Это могут быть искусственные слова и выражения, которые употребляются представителями этой группы. Кроме профессионализмов, это могут быть жаргонизмы или сленг. Но в деловой переписке, тем более официальной, это недопустимо. Во-первых, это говорит о плохих манерах. Во-вторых, Ваш читатель может просто Вас не понять. Так что избегайте этих слов. Вы можете употреблять их только тогда, когда уверены, что Ваш получатель точно знает значение слова или интерпретирует его так же, как и Вы.

Аббревиатуры

Еще одна особенность деловой переписки – это аббревиатуры. Они часто используются в бизнес-корреспонденции, поскольку они экономят время на написание и прочтение. Но есть одно важное правило: употребляйте аббревиатуры тогда, когда и Вы, и Ваш партнер точно знаете, как они расшифровываются. Существуют международные аббревиатуры, о которых Вы могли прочитать в статье «Деловая переписка по e-mail: ставим акценты». Если в письме Вы употребляете одно и то же название или фразу несколько раз, тогда в первый раз напишите аббревиатуру, а в скобках укажите расшифровку этого сокращения. Или напишите полное название, а в скобках аббревиатуру, которую будете использовать в дальнейшем. Тогда не возникнет проблем с двусмысленностью или недопониманием.

Если Вы не уверены, что та или иная аббревиатура будет правильно понята, лучше написать текст полностью.

Итак, вот что нужно учесть при составлении делового письма:

1. Избегайте идиом разговорного языка.

2. Ищите синонимы, не пишите вводных слов или выражений больше двух раз (иначе они теряют свою значимость).

3. Жаргон, сленг и профессионализмы подойдут для личного общения (можно объяснить, если собеседник неправильно Вас понял), но не подойдут для бизнес-корреспонденции.

4. Используйте только те аббревиатуры, которые знаете и Вы, и Ваш партнер. Если Вы не уверены, что он поймет Вас правильно, лучше расшифруйте их.

5. Не используйте сокращений – они могут быть расшифрованы неверно.

Таким образом, избегайте двусмысленности, эмоциональности и разговорных фраз. Это главные киты, на которых стоит деловая переписка.