Оформление письма: на что обратить внимание

Правильное оформление письма – это первый шаг к успеху. Не зря говорят, «встречают по одежке». Как правильно оформить деловое письмо? Наша статья поможет вам разобраться в этом. Деловое письмо, как и любой другой вид бизнес-корреспонденции, должно быть аккуратным и читабельным. 

Прежде всего, если вы пишете от лица какой-либо фирмы или организации, нужно позаботиться о бланках. Они должны быть отпечатаны на хорошей бумаге, желательно в типографии. Бланк письма должен быть простым и привлекательным, где четко указаны все реквизиты фирмы: полное официальное название, адрес, контакты и сфера деятельности. Можно написать слоган.

Важно все это правильно разместить на странице. Все элементы, которые вы решите поместить на бланк, согласуйте с переводчиком. Помните, что хороший бланк – это ваша реклама. Он должен вызывать уважение и серьезное отношение как к вашей организации, так и к вам, как человеку, который ведет деловую переписку.

Логотип и название

Как правило, эмблема (логотип) и название организации обычно размещены вверху страницы. Кроме полного названия, обычно пишут сокращенное или аббревиатуру. В любой последующей документации, ваш партнер будет использовать именно то название вашей фирмы, которое написано в шапке бланка. Иногда информация будет совпадать с той, которую вы будете размещать в нижней части письма, как контактные данные. Это нормально. 

Сейчас некоторые организации в шапке пишут только полное название фирмы, а всю остальную информацию указывают внизу страницы. В любом случае, на бланке (таким образом, и в письме) должны быть обязательные элементы: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, электронный адрес. Например:

Federation of Trade Union of Ukraine

2 Independence square

Kyiv 01012

Ukraine

TEL: +38 (044) 2780608

FAX: +38 (044) 2794862

E-MAIL: profspilka@ukr.net

Как разместить текст на бумаге

Теперь о размещении текста письма на бумаге. Во-первых, он должен соответствовать размеру бумаги. Не надо поднимать его вверх или опускать вниз до самого конца бланка. Во-вторых, правые и левые поля должны быть не меньше2 см, верхние и нижние немного больше. В-третьих, текст лучше всего писать с единичным междустрочным интервалом. Двойные интервалы следует делать только между абзацами. Но, если текст письма очень короткий, тогда можно сделать двойной интервал и между строк. Естественно, размер шрифта должен быть не меньше 12 и не больше 14 кегля.

Дата

Обязательно указать дату отправления письма (иногда еще пишут номер выходной корреспонденции). Обычно дату пишут справа, хотя теперь правила позволяют расположить ее слева. В англоязычных странах есть несколько способов написания дат:

• 1^st February, 2013

• 1 February, 2013

• February 1^st, 2013

• February 1, 2013

Иногда используют формат 01/02/2013 или 01/02/2013. Только важно обратить внимание, что британский партнер воспримет дату как первое февраля 2013 года, а вот в Америке это воспримут как второе января. Учтите это и в том случае, если получаете письмо из другой страны. Поэтому в написании даты лучше выбрать один из первых четырех вариантов, где все четко и ясно. 

Шифр

Кроме этого на бланках большинства компаний под адресом пишут шифр исходящей корреспонденции. В англоязычном мире принято писать Our Ref. (Our reference) – это показывает, на какое письмо стоит ссылаться вашему партнеру. Ссылки можно указывать в цифрах или буквах. Например, Our Ref.: 124/6 (124 в таком случае будет обозначать хронологический номер письма, а 6 – номер отдела) или Our Ref.: AR/MK (здесь AR обозначает имя автора – Anna Romanova, а MK – имя его секретаря – Maria Kleymenova).

Таким образом, все эти элементы, правильно расположенные на бланке, создают общее представление об организации и лице, которое ее представляет.