Первый абзац – визитная карточка письма

Первый абзац очень важен в любом письме, а в деловом – тем-более. Именно от него зависит общее впечатление получателя о вас и вашем предложении. Как написать письмо правильно, - об этом мы расскажем в статье.

В первом абзаце вы должны объяснить, почему пишете адресату, и о чем идет речь в вашем письме. Если вы ведете постоянную переписку, то обязательно поблагодарите за предыдущий ответ, предложение или заказ. 

Самые употребляемые фразы

Есть общепринятые нормы, которые помогают правильно составить деловое предложение. Если вы пишете деловому партнеру в первый раз, используйте такие фразы:

1. We are writing to inquire about (Мы пишем Вам, чтобы узнать о…).
2. We are interested in (Мы заинтересованы в …).
3. We would like to inform you (Мы бы хотели проинформировать Вас…).
4. We are happy to tell you (Мы рады сообщить Вам…).
5. To inform you (Сообщаем Вам…).
6. We have the pleasure to inform you (Мы рады сообщить Вам…).

Из этого списка выбирайте ту фразу, которая отвечает по тону к общему содержанию письма. Если это деловое предложение, то лучше скажите о том, что вы заинтересованы в сотрудничестве. Если вы ищете партнера для какого-либо проекта, который касается сферы деятельности адресата, то можете написать, что вы рады проинформировать или сообщить. Вариант, который несет меньше всего субъективной нагрузки и не указывает на ваше отношение к предмету письма или получателю, – это выражение «To inform you». Оно является наиболее кратким и сухим.

Ответ на предложение

Если деловое предложение сделали вам в предыдущем деловом письме, обязательно укажите, что вы получили корреспонденцию. Сделать это можно, употребляя следующие фразы:

1. We have your letter of… (Мы получили Ваше письмо от…).
2. We are pleased to receive your letter… (Мы рады получить Ваше письмо…).
3. Thank you for your letter… (Спасибо за Ваше письмо).
4. We have received your letter of… (Мы получили Ваше письмо).

Любое из этих выражений говорит о том, что вы прочли письмо вашего партнера и расположены к деловой переписке.

Ссылка на предыдущие письма

В том случае, если вы ведете постоянную корреспонденцию с вашим партнером, ссылайтесь на предыдущие письма. Делайте это с помощью таких выражений:

1. With reference to your letter… (Ссылаясь на Ваше письмо…).
2. Inreply to your letter of… (В ответ на Ваше письмо от…).

Если вы перед составлением письма, общались с вашим партнером по телефону и сделали какие-то договоренности, обязательно указывайте это. Например, таким образом:

1. We refer to our telephone conversation regarding… (Мы ссылаемся на наш телефонный разговор касательно).
2. We confirm our telephone conversation this morning and we… (Мы поддерживаем наш утренний разговор по телефону и…).

После этих фраз указывайте тему вашего разговора и договоренности.

Извинения

Если Вы забыли или не успели вовремя ответить на письмо, то об этом обязательно укажите в первом абзаце письма, извинитесь: «We apologize for the delay in answering your letter…» (Приносим извинения за задержку с ответом на Ваше письмо…).

Таким образом, используя эти выражения, вы сможете конструктивно изложить тему вашего письма в первом абзаце, создать хорошее впечатление и заинтересовать адресата вашим письмом.