Пишем второй абзац делового письма

Наиболее информативной в деловом письме является его основная часть. Именно здесь Вы указываете то, что хотите получить от делового партнера, делаете предложение, рассматриваете бизнес-ситуации, что-то утверждаете, задаете вопросы или обсуждаете то, что Вас волнует.

Итак, лучше всего передавать информацию, используя вводные фразы. Например, «Сообщаем Вам, что…» можно перевести следующими фразами:

1. «We are informing you that…»

2. «We inform you that…»

3. «We would like to inform you…»

Если Вы соглашаетесь с партнером или каким-то утверждением, тогда используйте фразу «There is no doubt that», что переводится как «Бесспорно». В случае если Вы хотите обратить внимание партнера на что-то, тогда это лучше сделать при помощи вводных словосочетаний, таких как «We wish you to notify that…» («Хотим обратить ваше внимание»), «It is necessary to note…» («Стоит отметить»), «We’d like to draw your attention to the fact…» («Обращаем ваше внимание на тот факт»).

Используйте цифры

Кстати, если Вы передаете какую-то информацию, то представляйте ее не только словами, но и цифрами. Это поможет точнее понять смысл ваших слов, поскольку цифры всегда имеют большее влияние на наше сознание и подсознание. При помощи числовых диаграмм или сравнений Вы можете подать партнеру информацию об улучшении качества того или иного продукта, количестве экземпляров, размерах и так далее.

Но при использовании цифр и знаков надо быть внимательным, так как в разных странах они могут восприниматься по-разному. Например, если письмо идет в Америку, то десятичные дроби пишите, используя точку, если в Европу – то запятую. Кстати, триллион и биллион в США и Британии имеют разные значения. Несмотря на то, что такие цифры используют редко, запомните, что в Америке биллион – это тысяча миллионов, в то время как в Великобритании – миллион миллионов. Поэтому большие цифры лучше дублировать словами.

Обоснование информации

После того, как Вы написали основную информацию, можно переходить к ее обоснованию. Лучше это делать при помощи таких фраз: «Considering the above said…» («Принимая к сведению выше сказанное») или «In connection with…» («В связи с»). Если же Вы хотите выразить какую-то просьбу, тогда используйте следующие фразы:


1. «We are interested in…» («Мы заинтересованы в…»)

2. «It will be appreciated if you…» («Мы высоко оценим, если Вы…»)

3. «In view of the urgency we ask you to…» («В виду необходимости, мы просим Вас…»)

4. «We ask you to…» («Мы просим Вас…»)

5. «We trust you will…» («Мы рассчитываем, что Вы…»).

В деловом письме Вы можете указать Ваши действия, если что-то пойдет не так. Например: «In case of delay» («В случае задержки») или «In case of your refusal» («В случае вашего отказа»).

Помните, что в основной части письма Вы должны максимально точно высказать ваше предложение, используя новую информацию, и обосновать все пункты вашего сотрудничества. Именно в этой части письма Вам предстоит убедить вашего собеседника в вашей правоте. Смотрите на проблему или ситуацию с точки зрения вашего партнера, определите, в чем он заинтересован, поищите то, что ему выгодно.

Никогда не пишите приукрашенную информацию – это может раз и навсегда разрушить деловые контакты и Вашу репутацию. Не поленитесь несколько раз перепроверить все факты и числа. Когда напишите письмо, попробуйте его прочитать, как получатель. Вы бы согласились на предложение? Если да – тогда поздравляю.

Оцените статью: 

Читайте также:

Вы уже знаете о бесплатной электронной рассылке "Советы экспертов от А до Я"?
Вместо того, чтобы читать сотни статей по интересующим Вас темам или самостоятельно их выискивать по информационным службам, подпишитесь на бесплатную рассылку от наших экспертов о самых важных событиях и трендах » Сейчас подписаться бесплатно! «