Письмо негативного содержания: на что обратить внимание

В предыдущей статье мы рассмотрели главные части письма отрицательного содержания, а в этой сосредоточимся на том, как нужно оформлять эти части, какие слова и словосочетания лучше употреблять. Рекомендаций будет несколько.

Во вводном абзаце должно быть одно-три предложения. Как вариант, Вы можете написать, как приятно сотрудничать с получателем письма. При этом лучше использовать позитивные слова. Например, «please», «thank you», «appreciate». Если Вы отвечаете на письмо, то поблагодарите за обращение к Вам, не отвечайте прямо «нет». Например, «Thank you for your applying for the position of journalist (reporter, author) at the «experto24».

Причина отказа

Дальше нужно логически объяснить причину отказа, почему ситуация сложилась именно так. Очень важно, чтобы это объяснение стояло перед негативной информацией. Вы должны рассказать, почему Вы вынуждены сообщить плохие новости. Постарайтесь найти то, что даже в таких условиях будет выгодно для адресата. Слов, которые можно употреблять, достаточно. Но избегайте таких, как «failure», «cannot», «trouble», «inadequate», «defective». Например, вместо «problem» пишите «situation».

Негативная информация

Теперь можно писать негативную информацию: отказ, неприятное решение, разочаровывающие сообщения. Если Вы написали все правильно в первых двух пунктах, то адресат уже понимает, что будет не очень хорошая новость и готов ее прочесть. Размещайте негативную информацию в том же абзаце, где пишете логическое объяснение – это сделает акцент на причине.

Подобрать слова

Выражайте отказ четко (чтобы не возникло мнения, что вы еще не приняли окончательного решения), нейтрально и мягко. Можно одно и то же сообщение выразить по-разному. Ваша задача – найти те слова, которые не обидят.

Альтернатива


Кроме того, после негативной информации обязательно напишите альтернативный вариант, если такой есть. Это так называемое конструктивное дополнение. Альтернатива может быть почти нулевой, но это поможет сохранить благоприятные отношения с адресатом. Если Вы не можете написать альтернативные варианты, напишите, почему возникли такие обстоятельства. Например, временные трудности с расширением штата, узкая специализация, ситуация на рынке и так далее.

Заключение

В конце покажите, что Вы цените деловые и личные отношения с этим человеком. Концовка может быть личной, не касающейся проблемы. Например, напишите, что вы высоко отметили работу получателя письма или его интерес. Например, так: «Your work is appreciated» или «We appreciate your interest in our company».

Никогда не извиняйтесь в этом виде корреспонденции. Вообще, извинения – это редкая форма деловой переписки. Постарайтесь употреблять доброжелательные объяснения причин – это не будет создавать ситуации, где кто-то кому-то что-то должен.

Пользуйтесь этими рекомендациями, и работать с Вами будет всегда приятно.

Оцените статью: 

Читайте также:

Вы уже знаете о бесплатной электронной рассылке "Советы экспертов от А до Я"?
Вместо того, чтобы читать сотни статей по интересующим Вас темам или самостоятельно их выискивать по информационным службам, подпишитесь на бесплатную рассылку от наших экспертов о самых важных событиях и трендах » Сейчас подписаться бесплатно! «