Структурные элементы делового письма: подпись, приложения

После того, как письмо написано, его надо подписать. Обычно деловое письмо подписывает ответственное лицо, от имени которого Вы писали. Эта подпись должна стоять после заключительной формулы вежливости.

После подписи надо написать имя автора письма, его должность и название организации. Например:

Yours faithfully,

Подпись от руки

V. Bereketa

Sales Manager

Media Law Institute

Эти несколько строк составляют блок подписи. Если письмо подписывает женщина, то она должна указать, кроме имени, еще и форму вежливого обращения к ней. Например, Aliona Romaniuk (Miss).

Иногда в деловых письмах можно встретить сокращение «p.p». Он называется «per pro» (это тоже сокращение от латинского «per procautionem», значит «от имени кого-то»). Чаще всего «p.p» используют секретари, которые подписывают письма от имени руководителя. Если Вы ставите свою подпись по доверенности вашего руководителя, то делайте это так:

Подпись от руки

Aliona Romaniuk


p.p. V. Bereketa

Sales Manager

Сейчас можно использовать электронные подписи. Это очень удобно, поскольку такое письмо доставляется получателю электронной почтой мгновенно, и никаких опасений не возникает. Но, все таки, дублируйте письмо почтой обязательно, поскольку большая часть документации ведется в бумажном виде.

Приложения

Если Вы делаете деловое предложение, то желательно к письму прикладывать приложения. Это могут быть буклеты, листовки, проспекты и т.п. Во-первых, если приложения правильно оформлены, то это визуализирует Ваши предложения, а во-вторых, делает письмо менее перегруженным информацией. Обязательно в тексте письма напишите о том, что есть приложения. Лучше всего в конце письма (в левом углу) написать «Enc.», «Encl» или «Enclosures» («Приложение»). Если же вы прилагаете несколько документов или их копий, то перечислите их после слова «Enclosures».

Дополнительные страницы письма

В том случае, если Ваше письмо занимает больше одной страницы, то используйте дополнительные листы. Эти страницы не должны содержать шапку письма. Но обязательно их пронумеруйте, укажите дату и имя получателя.

Текст постскриптума (P.S.)

Есть еще один элемент, который часто используют в деловых письмах – это P.S. (Post Scriptum – дополнение к письму). В постскриптуме пишите только важные вещи, на которые надо обратить внимание. Можете написать подтверждение описанного выше предложения или просьбу выслать незамедлительно какие-то документы или информацию.

Используйте все эти структурные элементы, чтобы Ваше письмо было правильным и понятным. Вы должны полностью определить стиль и тон, в каких будете писать. Сделайте план всего, что хотите сказать, обдумайте какую информацию и в каком количестве будете излагать на бумаге.

Помните, что Ваше письмо должно быть логичным. Каждая мысль выражается одной фразой. Каждая фраза должна иметь смысловую связь со следующей фразой. Если Ваше письмо длинное, обязательно обратите внимание на этот аспект. В любом случае, каждый следующий абзац должен раскрывать смысл предыдущего.

Когда Вы пишете письмо в англоязычную страну не забудьте о кольцевом обрамлении письма – фразы вежливости в начале и в конце должны соответствовать.

Таким образом, если Ваше письмо помещается на одной странице, оно должно включать в себя вступительное обращение, основной текст, заключительные формы вежливости и подпись. Если Вы пишете больше одной страницы, тогда обязательно указывайте короткое содержание письма, дополнительные страницы (с нумерацией, датой и именем адресата). Если Вы делаете деловое предложение, делайте приложения, которые будут визуализировать Ваши мысли. Если у Вас есть какая-то важная информация, но Вы ее не включили в текст письма – напишите ее в строке постскриптума.

Оцените статью: 

Читайте также:

Вы уже знаете о бесплатной электронной рассылке "Советы экспертов от А до Я"?
Вместо того, чтобы читать сотни статей по интересующим Вас темам или самостоятельно их выискивать по информационным службам, подпишитесь на бесплатную рассылку от наших экспертов о самых важных событиях и трендах » Сейчас подписаться бесплатно! «