Структурные элементы делового письма: вступление, текст, заключение

Правильно составленные и оформленные письма – залог успешной деловой коммуникации. Но как написать такое письмо на английском языке правильно? Для этого нужно знать правила написания таких писем и четко представлять себе, какая информация будет в письме, и из каких частей оно будет состоять. Подробнее читайте об этом в нашей статье.

Элементы делового письма

В Вашем письме деловому партнеру должны быть следующие элементы:

  • вступительное обращение
  • указание на общее содержание письма
  • основной текст
  • заключительные формы вежливости
  • подпись
  • приложения
  • дополнительные страницы письма
  • текст постскриптума (P.S.)

Вступительное обращени

Начинать вступительное обращение лучше всего через два или три интервала после адреса получателя. Важно помнить, что приветствие должно быть полностью согласовано с адресом получателя. Если в адресе Вы указываете «Mr.», то в обращении должны написать «Dear Sir». Если Вы пишете письмо в какой-либо отдел или нескольким лицам, то тогда целесообразно писать «Dear Sirs» (в Великобританию) или «Gentlemen» (в Америку). Если письмо адресовано женщине, нужно написать «Dear Madam» (не пишите «Dear Miss» – это воспринимается неуважительно). В форме обращения к нескольким женщинам Вы можете написать «Mesdames».

Если Вы составляете письмо, не зная пола вашего адресата (например, это ученый или доктор, где в адресной строке Вы указываете инициалы) или указываете только должность получателя, то можно использовать обращение «Dear Sir or Madam». Если Вы отправляете письмо человеку, которому уже писали раньше или знакомы с ним лично, тогда после обращения стоит написать его фамилию. Например, «Dear Mr. Popov».

Общее содержание

Указание на общее содержание письма пишут не всегда. Это необязательная составляющая. Но, при возможности, если текст письма больше двух абзацев, стоит ее вводить. Это информирует получателя о теме Вашего послания. Есть несколько способов обусловить содержание корреспонденции. Итак, самый простой – это написать единственное предложение, где Вы должны ответить на вопрос: что я хочу сказать. Еще один вариант – использовать сокращения, такие как «Re» (от латинского «in re» – по делу), «Subject» (предмет, тема) и «Conc» (от английского «concerning» – касательно) Указания следует писать после обращения. Если Вы пишете сокращения, то их можно подчеркнуть.

Основной текст


Обычно основной текст состоит из двух и больше абзацев. Естественно, количество абзацев зависит от типа Вашего письма, мыслей и предложений, которые Вы в нем указываете. Каждый абзац выражает одну полноценную мысль. Не делайте много коротких абзацев. Лучше строить письмо таким образом: короткие предложения, которые четко формулируют ваши мысли. Эти предложения в совокупности дают общее понятие о ситуации.

Например, в первом абзаце можно обусловить ту ситуацию, которая сложилась, написать некий «background». Во втором – дать предложение  вашему партнеру. В третьем – указать некие прогнозы, альтернативные варианты развития событий. Если предложений несколько, то лучше всего выделить каждое новым абзацем. Кроме предложения можно указать причину – почему именно так Вы видите выход из сложившийся ситуации. В последующих абзацах Вы задаете вопросы.

Содержание последнего абзаца обычно зависит от того, что было темой обсуждения в письме. Первые фразы последнего абзаца, как и обращение, всегда стандартны: «We hope you (мы надеемся на…)» или «We assure you (Заверяем Ваc…)».

Заключительные формы вежливости

После текста письма следует заключительная форма вежливости. Пишите ее через два интервала после последнего абзаца, всегда после нее ставьте запятую. По правилам ее надо писать по центру страницы или справа, но сейчас ее пишут и слева тоже. Поэтому пишите ее, где пожелаете.

Обратите внимание на то, чтобы заключительная форма вежливости сочеталась с вступительным обращением. Если Вы писали в начале письма «Dear Sirs», то в конце следует написать «Yours faithfully» (искренне Ваш) «We remain yours faithfully» (остаемся искренне Вашими). Если Вы в начале письма обратились «Dear Mr. Popov», то в заключительной форме пишите «Yours sincerely» (искренне Ваш).

Таким образом, ваше письмо будет иметь форму закрытого цикла: обращение – текст- обращение. Этих постулатов стоит придерживаться, поскольку именно они делают письмо письмом.

Оцените статью: 

Читайте также:

Вы уже знаете о бесплатной электронной рассылке "Советы экспертов от А до Я"?
Вместо того, чтобы читать сотни статей по интересующим Вас темам или самостоятельно их выискивать по информационным службам, подпишитесь на бесплатную рассылку от наших экспертов о самых важных событиях и трендах » Сейчас подписаться бесплатно! «