Оформление документов иностранных компаний

Если иностранная компания начинает вести деятельность на территории России, то ей, как правило, надо подготовить учредительные документы для предоставления контрагентам, в местные госорганы, банки и пр. Какие документы в обязательном порядке надо иметь на руках и как их оформлять для работы в России, я расскажу в этой статье.

Документы иностранной компании могут понадобиться в России в следующих случаях:

• открытие банковского счёта
• регистрация представительства в России
• поставка на налоговый учёт
• оформление недвижимости на иностранную компанию
• покупка долей или акций в российских компаниях.
• по запросу контрагента.

Обязательные документы иностранной компании

Список документов может отличаться в зависимости от целей и места, куда они предоставляются. Но есть минимальный обязательный набор документов. О нём я и расскажу. Обязательные учредительные документы иностранных компаний сильно похожи на документы российской компании. А именно это:

1. Устав и учредительный договор.
2. Свидетельство о регистрации или выписка из государственного реестра. Если это выписка, то в ней, как правило, содержится вся основная информация по компании актуальная на день получения выписки.
3. Документы, подтверждающие состав акционеров компании, директора компании и юридический адрес. На Кипре – это отдельные сертификаты. В Австрии и Голландии – эта информация содержится в выписке из реестра. В оффшорных юрисдикциях, где информация об акционерах и директорах не является публичной и не передаётся в госорганы, данную информацию можно подтвердить только путём оформления так называемого сертификата о должностных лицах компании (Certificate of Incumbency). Этот сертификат оформляется и подписывается зарегистрированным агентом компании, который обладает всей этой информацией.

Если обобщить, то можно сказать, что из документов должно быть понятно: уставная деятельность компании и корпоративные ограничения, кто директор компании и каковы его полномочия, кто владелец компании, где и когда она зарегистрирована, какой у неё регистрационный номер. Именно эта информация идентифицирует компанию.

Дополнительные документы

Дополнительно может потребоваться налоговый документ, который подтверждает налоговый статус компании в стране регистрации.  Как правило, его требуют российские налоговые органы, если иностранная компания получает доходы от источника в России, или встаёт на налоговый учёт в России,  или в соответствии с Соглашением об избежании двойного налогообложения претендует на налоговые льготы. В таком случае оформляется сертификат о налоговой резидентности (Tax Residence Certificate) или сертификат о налоговом освобождении (Tax Exemption Certificate). Последнее в случае, если компания зарегистрирована в оффшорной зоне и не платит там налоги.

Кроме того, если компания старше года, может потребоваться так называемый сертификат о хорошем состоянии (Certificate of Good Standing). Такой сертификат выдаётся местным государственным органом и подтверждает активный статус компании, оплату всех необходимых ежегодных пошлин. Такие сертификаты чаще всего запрашивают по оффшорным компаниям.

Оформление документов

Для предоставления документов в России они должны быть апостилированы в соответствии с Гаагской конвенцией от 1961 года (если это документы компании, зарегистрированной в стране, которая подписала данную Конвенцию). Это форма легализации документов для международного оборота. После чего в России документы следует перевести на русский язык, причём перевод должен быть заверен местным нотариусом. Только в таком виде документы будут приняты в российских государственных органах.

Вывод

Для работы иностранной компании в России надо всегда иметь комплект легализованных и переведённых учредительных документов компании. А далее в зависимости от места предоставления документов могут быть заказаны и оформлены дополнительные документы, форма которых зависит от страны регистрации компании, но суть одинакова.