Оформление компенсации за использование личного автомобиля работника

Часто из-за специфики деятельности организации возникают ситуации, когда работникам требуется постоянно перемещаться по местности, используя свой личный автомобиль. Могут ли работники рассчитывать на компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях?

Компенсация за использование личного автомобиля

В практике нередки случаи, когда работодателю проще выплатить работнику компенсацию за использование личного автомобиля, чем создавать собственный автопарк. В этом случае работники могут рассчитывать на выплату компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях.

Выплата данной компенсации предусмотрена статьей 188 Трудового кодекса РФ. Выплачивается она в тех случаях, когда работа сотрудника по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями. Но здесь есть одно условие – использование работником личного автомобиля должно производиться с согласия или ведома работодателя и в его интересах.

Согласование размера компенсации

Если работодатель поднимает вопрос о необходимости использования личного автомобиля, работнику необходимо согласовать с ним размер компенсации. Размер компенсации определяется сторонами самостоятельно в соглашении, заключенном в письменной форме, и зависит от интенсивности использования личного автомобиля для служебных поездок. В размере компенсации также учитывается износ (амортизация) автомобиля, возмещение затрат по эксплуатации автомобиля (покупка бензина, приобретение расходных материалов, комплектующих техническое обслуживание и текущий ремонт автомобиля и др.).

Данное соглашение может быть отражено как в трудовом договоре, если при его заключении известно, что работник будет использовать личный автомобиль в служебных целях, либо в дополнительном соглашении к трудовому договору. Соглашение об использовании личного автомобиля работника и о размерах возмещения за его использование может быть достигнуто как при заключении трудового договора, так и впоследствии.

Основание для выплаты компенсации за использование личного автомобиля

Но одной лишь договоренности между работодателем и работником об использовании личного автомобиля в служебных целях для выплаты компенсации недостаточно. Основанием для выплаты компенсации является приказ руководителя организации. Об этом говорится в письме МНС России от 02 июня 2004 года №04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта».


Также основанием для выплаты компенсации, кроме приказа руководителя организации, является табель учета рабочего времени, в котором отражено количество дней, за которые работнику положена компенсация.

Кроме этого при каждом использовании личного автомобиля оформляются путевые листы, которые подтверждают фактическое использование личного автомобиля для служебных поездок. Их оформление необходимо для налоговых инспекций (письма МНС России от 02 июня 2004 года №04-2-06/419@, Минфина России от 15 сентября 2005 года №03-03-04/2/63).

Работник должен представить в бухгалтерию документы

Для оформления компенсации работнику следует представлять в бухгалтерию работодателя следующие документы:

  • Нотариально заверенную (!) копию паспорта транспортного средства. Это требует МНС России (письмо МНС России от 02 июня 2004 года №04-2-06/419@ «О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта»).
  • Копию свидетельства о государственной регистрации транспортного средства.
  • Копию водительского удостоверения с открытой категорией на право управления транспортом данной категории.
  • Копию действующей медицинской справки установленного образца.
  • Копию документа, подтверждающего прохождение транспортом технического осмотра.
  • Копию полиса ОСАГО.

Если работник пользуется автомобилем по доверенности его собственника, то компенсация за его использование выплачивается работодателем в общем порядке. Для этого работник представляет в бухгалтерию дополнительно копию доверенности на управление транспортным средством.

Выплата компенсации

Выплачивается компенсация один  раз в месяц независимо от количества календарных дней в месяце. Если работник находился в отпуске, командировке, болел, то компенсация ему не выплачивается, так как в этот период он не мог использовать автомобиль в служебных целях. Если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок неполный месяц (например, работал несколько дней в месяце, а остальное время был в отпуске), то расчет размера компенсации производится пропорционально количеству отработанных дней в месяце.

Оцените статью: 

Читайте также:

Вы уже знаете о бесплатной электронной рассылке "Советы экспертов от А до Я"?
Вместо того, чтобы читать сотни статей по интересующим Вас темам или самостоятельно их выискивать по информационным службам, подпишитесь на бесплатную рассылку от наших экспертов о самых важных событиях и трендах » Сейчас подписаться бесплатно! «