Деловое письмо: как сделать привлекательным

Когда Вы пишите письмо партнеру, Вы, конечно, желаете, чтобы собеседник сразу захотел с вами сотрудничать и незамедлительно написал Вам ответ. Есть несколько способов сделать Ваше письмо ярким и красивым. О них и пойдет речь в данной статье.

Выделите письмо среди общей корреспонденции. Распечатайте его на цветной бумаге – подойдет бежевый или пастельно-желтый цвет. Также для этого можно использовать бумагу повышенной плотности. Хороший способ персонализации – это монограммы. Сейчас их используют не так часто, но они играют большую роль.

Если Вы хотите сотрудничать с кем-то не от организации, а от своего имени, то с монограммой Ваше письмо будет легче запомнить. Монограммы – это два или три инициала имени и фамилии в последовательном порядке. В корреспонденции англоязычным странам можете писать начальную букву фамилии посередине, между двумя буквами имени. В таком случае ее надо сделать большей по размеру. Если Вы используете монограмму, то лучше разместить ее вверху в центре страницы.

Пишите простую тему письма

Чем она проще, тем легче Вашему партнеру сделать выводы, стоит ли читать весь текст сообщения. Если в письме Вы делаете какое-то коммерческое предложение, тогда заинтригуйте Вашего читателя. Если что-то просите, тогда можете написать только предмет просьбы – что вам нужно. Также в теме можно написать слово «Важно» – иногда это помогает ускорить процесс доставки корреспонденции непосредственно к ответственному лицу.

Облегчите чтение Вашего письма

Выделите ту информацию, на которую следует обратить внимание. Это можно сделать несколькими способами. Например, пронумеруйте абзацы, подчеркните определенные слова и фразы, напишите главную мысль прописными буквами. При перечислении используйте звездочки, тире, римские цифры.

Варьируйте тон письма

Варьируйте тон письма в зависимости от конкретной ситуации. Но в любом случае, независимо от того, что Вы пишите, какие предложения или отказы делаете, надо соблюдать правила этикета. Действительно волшебными являются такие слова, как «спасибо», «пожалуйста», «отлично сделано» и так далее. На любом языке мира они придадут Вашему письму хороший тон и оставят, как минимум, неплохое впечатление.

Делайте Ваше письмо максимально личным

Обращайтесь к деловому партнеру так, как Вы хотели, чтоб обращались к Вам. Упрощайте язык, которым Вы пишите. Используйте местоимения «I» и «we», поскольку они создают впечатление, что автором письма является человек, а не бизнес-машина. Но самое главное, это использование местоимения «you». Попробуйте употреблять слова «you», «your», «yours», «yourself» в два раза чаще, чем «I» и «we». Пишите о клиенте, партнере, а не о себе. Это на подсознательном уровне располагает к Вам, помогает принять решение в Вашу пользу и, как минимум, ответить сразу же.

Адаптируйте ваше письмо

Перед тем, как писать сообщение в бизнес-стиле, хорошо изучите его получателя. Чем больше Вы будете знать о человеке, тем легче написать деловое предложение. Если Вы пишете не от своего имени, а от имени руководителя, тогда обращайтесь в том тоне, который подходит и Вам, и начальнику, и Вашей организации, и, естественно, будет приятно воспринимать адресату. Если есть предыдущая корреспонденция, перечитайте ее. Это поможет быть Вам на «нужной волне».

Проверьте письмо

Проверьте Ваше письмо, упростите его и исправьте все ошибки. Лаконичные предложения, правильная структура, хорошие приветствие и заключительная форма вежливости – залог успешного письма.