Деловая переписка по e-mail: ставим акценты

Кроме деловых писем, которые доставляются обычной почтой, в наше время очень часто ведут деловую переписку, используя Интернет. Да, это очень быстро и удобно. Запомните, что тон электронного письма стоит на грани телефонного разговора и делового письма.

Обычно такие письма не регистрируются, их используют для уточнения разных вопросов и нюансов. Сообщения, которые Вы собираетесь послать по «электронке», обычно являются более личными. Здесь необязательно придерживаться всех норм и правил.

Заполняйте все поля

Обычно электронные письма пишут без прикрепленных файлов, без бланков организации и подобных унифицированных требований к деловой переписке. Но, тем не менее, в любом деловом письме должны быть заполнены все поля. Например, дата, тема письма, обращение и подпись. Кстати, в электронных письмах можно добавлять несколько получателей письма – создавать копии. При создании копий помните, что желательно делать их скрытыми. Исключением является ситуация, когда несколько партнеров работают над одним проектом и это касается всех.

Пишите коротко

Не пишите слишком длинных электронных писем, задавайте не более одного-двух вопросов. Лучше составить письмо из нескольких сообщений. В начале письма обязательно должна быть форма обращения. Правда, если Вы пишите человеку вашего возраста, с которым Вы уже знакомы, можно обратиться просто по имени без всякого официального статуса.

Подпись

Обязательный элемент – это блок подписи. Конечно, Вы можете указать только имя. Но все-таки лучше указать свою должность, контактный номер телефона или ссылку на ваш аккаунт в социальных сетях.

Сокращения

В электронной переписке, в отличие от бумажной, существует ряд сокращений и аббревиатур. Наиболее часто встречаются следующие:

• AAMOF – As a matter of fact (В сущности)
• FYI – For your information (К вашему сведению)
• AFAIK – As far as I know (Насколько я знаю)
• IOW – In other words (Другими словами)
• BTW – By the way (Кстати)
• F2F – Face-to-face (Тэт-а-тэт, наедине)
• IMO – In my opinion (По моему мнению)
• R – Received (Получено)
• TIA – Thanks in advance (Заранее спасибо)
• WRT – With respect to (С уважением)
• NRN – No response necessary (Можно не отвечать)
• CU – See you (Увидимся)

Это не весь список аббревиатур, поскольку в каждом отдельном направлении есть свои профессиональные сокращения, которые зависят от темы переписки.

Таким образом, пишите небольшие электронные письма. Если у Вас несколько вопросов – тогда есть два варианта. Первый – это четко структурировать предложение. Вопросы можете выделять абзацами или нумеровать. Второй – решать вопросы по мере их поступления. Проще говоря, в одном письме – один вопрос. Сообщений может быть сколько угодно. Если Вы только начинаете сотрудничество, тогда лучше одно структурированное письмо. Но если Вы работаете вместе довольно долгое время, тогда Вам лучше использовать второй вариант.

Электронный адрес

Кстати, об электронном адресе. Можете переписываться с общей корпоративной почты, если тема касается всех сотрудников. Если же Вы решаете только Ваши узкоспециализированные вопросы, тогда лучше писать с личного почтового ящика. Только обратите внимание на название. Лучше всего использовать имя и фамилию в транслитерации. Не используйте слова «кити», «солнышко» и тому подобные. Во-первых, уменьшительно-ласкательные названия в почтовом адресе официального лица противоречат правилам делового этикета. Во-вторых, это говорит о несерьезности Вас, как партнера.

Пользуйтесь этими несложными правилами, и Ваша деловая переписка будет не только четкой и понятной, но и будет вызывать желание ответить на письмо.